SAAT TUGAS BERTUMPUK

Mungkin ada saat tugas menumpuk menanti untuk diselesaikan. Bahkan tidak jarang dengan tenggat waktu yang mendesak. Kondisi ini harus disikapi dengan taktis sehingga tugas bisa diselesaikan dan kita tidak diserang stress. Berikut ini beberapa kiat yang bisa dilakukan untuk menghadapi tantangan tugas yang bertumpuk.

DAFTAR TUGAS
Pada saat kita memiliki beberapa tugas yang harus diselesaikan sebaiknya kita memiliki suatu Daftar Tugas. Bentuknya dapat berupa tabel dengan pembagian kolom seperti :

| No | Nama Tugas | Tenggat Waktu | Prioritas | Kebutuhan | Kendala |

Daftar ini tentu dapat dibuat sesuai kebutuhan masing-masing. Ini akan menjadi peta secara global. Dari sini dapat dibandingkan antara beban tugas, tenggat waktu dan kemampuan kita, sehingga segala hal yang berpotensi menghambat pekerjaan dapat dideteksi lebih dini. Dapat dibaca pula bila ada tugas yang perlu bantuan atau bahkan didelegasikan.
Namun ada pula beberapa orang yang telah terbiasa berpikir multi tasking. Dia cukup membuat daftar ini di dalam kepalanya. Kelebiahannya daftar yang dia buat sangat cepat disusun, diakses, dan diupdate. Kekurangannya bisa lupa baik sebagian atau banyak bagian.

SISTEMATIKA
Bila ada tugas dengan Sandard Operational Prosedure (SOP) yang baku akan menjadi satu keuntungan. Namun bila belum ada, maka perlu dibuat sistematika yang jelas. Semakin baik suatu sistematika akan memudahkan bila ada yang perlu bantuan atau didelegasikan. Sistematika merupakan peta yang lebih rinci, apalagi bila dilengkapi dengan jadwal waktu pelaksanaan.
Sistematika menjadi penuntun langkah kita agar dapat bekerja dengan runtut dan terarah. Hal ini untuk memastikan tidak ada item yang terlewatkan atau bahkan dikerjakan lebih dari sekali. Bila hal ini bisa diterapkan maka kerja efektif dan efisien bisa dicapai.

PRIORITAS
Dari tabel di atas dabat dibaca tiap tugas menempati prioritasnya masing-masing. Secara umum Prioritas dibagi menjadi dua yaitu mendapat prioritas untuk dikerjakan lebih dahulu dan prioritas alokasi yang lebih besar. Sedangkan prioritas dapat dijabarkan menjadi :

Prioritas Waktu
Prioritas waktu terbagi lagi menjadi dua. Pertama : tugas yang harus dikerjakan lebih dahulu yaitu tugas dengan tenggat waktu yang lebih pendek. Ada beberapa istilah untuk menggambarkan tingkat urgensi tugas yaitu: No Hurry (NH), berarti masih ada banyak waktu bahkan ada kemungkinan ditunda atau dibatalkan. Sooner is Better (SIB), berarti masih ada waktu namun saat ada waktu kosong sebaiknya segera dikerjakan. As Soon As Possible (ASAP), berarti waktu sudah cukup mendesak. Saat tugas yang sedang dilaksanakan selesai, maka tugas dengan label ASAP harus segera dikerjakan. NOW, berarti tidak ada ampun. Tugas dengan label NOW harus dikerjakan saat itu juga dengan meninggalkan tugas-tugas lain yang sedang dikerjakan. Kedua : tugas dengan waktu pelaksanaan yang lebih lama. Misalnya ada dua tugas. Tugas pertama dapat diselesaikan dalam jangka 1 - 2 jam sedang tugas kedua butuh waktu yang lebih panjang mungkin sampai beberapa hari. Maka tugas pertama bisa diselesaikan terlebih dahulu, sehingga saat mengerjakan tugas yang kedua konsentrasi sudah tidak bercabang.

Prioritas Biaya
Pada saat dana mepet, maka dari tabel di atas bisa dicari tugas yang perlu mendapat suntikan dana lebih dahulu dan yang perlu mendapat dana yang lebih besar. Bahkan, tidak menutup kemungkinan bila dana benar-benar mepet, bisa pula dicari tugas yang terpaksa dicoret.

Prioritas Konsentrasi
Ada contoh mudah untuk menggambarkan masalah Prioritas Konsentrasi. Seorang ibu sedang mengasuh dua putranya. Anak pertama berumur tiga tahun sedang belajar menulis sedang anak kedua masih berumur enam bulan. Anak kedua cukup dipangku sedangkan perhatian sang ibu lebih kepada anak pertama.

TARGET
Suatu Target adalah titik akhir yang ingin kita capai, sedangkan sistematika adalah jalan untuk mencapai target tersebut. Target dapat dipilah-pilah menjadi :

Target Waktu
Target waktu adalah titik saat sebuah pekerjaan harus diselesaikan. Target waktu bisa dibagi manjadi dua yaitu target akhir dan target antara. Target akhir merupakan garis finish bagi suatu pekerjaan. Target antara berfungsi untuk mengontrol perkembangan pekerjaan apakah sesuai rencana, lebih cepat atau terlambat.

Target Kualitas
Target kualitas sering dicanangkan oleh seniman idealis. Mereka mengutamakan untuk mencetak produk bermutu tinggi dengan mengabaikan faktor waktu. Tidak jarang sebuah karya memerlukan waktu penyelesaian yang sangat lama dan membutuhkan biaya yang sangat besar.

Target Kuantitas
Target kuantitas sangat erat kaitannya dengan industri produksi masal (mass product industry). Seorang pegawai biasanya memiliki target dalam satu waktu tertentu dapat menyelesaikan produk dalam jumlah tertentu.